Smartworking

L’evolvere della situazione in Italia relativamente all’incremento dei casi di COVID-19 mi fa pensare che sempre più persone presto torneranno a lavorare da remoto, in telelavoro.
Ho pensato quindi di condividere con tutti voi alcuni consigli per sfruttare al meglio la vostra connessione internet e il vostro computer.
Se lavorate per una grande azienda sicuramente il vostro supporto interno vi avrà già messo a disposizione il pc, di solito un portatile, e delle procedure per lavorare in sicurezza.
Altri invece dovranno arrangiarsi un po’ di più, magari utilizzando il computer di casa.

L’ufficio in casa

Se utilizzate il computer di casa, può valer la pena di creare un nuovo utente per l’utilizzo lavorativo (o scolastico).

Cosa significa?
Su ogni computer, sia Windows che Apple, possono essere creati più utenti.
Quando accenderete il computer, esso vi chiederà se siete Mario o Mario-Ufficio (ad esempio), e una volta “entrati” avrete a disposizione le stesse applicazioni, ma mantenendo una separazione tra le impostazioni delle stesse e i documenti.
Così eviterete di mandare le foto delle ultime vacanze all’ufficio personale, mettendo a rischio le prossime (vacanze) 😉

Ci sono molte guide in rete su come creare un nuovo utente.
Per Windows 10 potete seguire le istruzioni in questo video (l’interfaccia nel video è in inglese ma i sottotitoli e la voce sono in italiano).
Per MacOS potete invece seguire le istruzioni qui.
Potrete riscontrare qualche differenza dai video con le versioni in vostro possesso, ma sicuramente riuscirete a cavarvela.

Se utilizzate un portatile, sia esso aziendale o personale, ci sono altre accortezze che potete utilizzare.

Potreste investire in alcuni accessori che vi semplificheranno la vita come, in ordine di importanza e di costo: un mouse (ammettiamolo, i touchpad non sono una grande cosa), una tastiera esterna e perché no, un monitor.
Si trovano monitor intorno ai 100euro, grandi 24 pollici, che possono rendere la vita ai vostri occhi molto più rosea.

Inoltre, la maggior parte dei portatili viene di solito usata collegandola al WiFi di casa: considerate però che un router domestico ha di solito prestazioni non buonissime, e queste prestazioni calano drasticamente se:

• aumentano i dispositivi collegati (in questi momenti magari tutti i componenti della famiglia saranno a casa, ciascuno con il loro smartphone, tablet, ecc.)
• i dispositivi collegati fanno molta attività (qualcuno ha detto DAD? qualcun altro ha detto Netflix? 😉 )
• nelle vicinanze ci sono altre reti WiFi, ad esempio in un condominio;

Vale quindi la pena collegarsi direttamente, via cavo, al router. Ma come?
Sono più che sicuro che nella scatola del router troverete un cavo (chiamato ethernet) per collegare il PC, magari non molto lungo.

Non è detto che il vostro PC abbia però un posto dove inserire il cavo: nella tendenza a realizzare portatili sempre più piccoli, sottili e leggeri, molti costruttori, prima fra tutte Apple, hanno eliminato il connettore per il cavo di rete.
Se avete tutte e due, cavo e porta sul PC, questo articolo spiega come effettuare il collegamento.
Noterete subito la differenza, soprattutto per quello che riguarda le prestazioni durante videoconferenze, webinar, videochiamate.

Videoconferenze

A proposito, ecco cosa fare per presentarsi sempre al meglio, anche virtualmente.

Video

La webcam deve essere centrata e più o meno all’altezza degli occhi, per evitare inquadrature da angoli eccessivi.
Nel caso abbiate un monitor, la posizione ideale della webcam è sopra il bordo superiore.
Nel caso utilizziate quella integrata di un portatile potrebbe essere necessario mettere qualcosa sotto il dispositivo (ad esempio una pila di libri) per posizionarla all’altezza corretta.
Attenzione!
Portatili estremamente economici potrebbero avere webcam dalle prestazioni veramente pessime.
Valutate se investire qualche decina di euro per una esterna.

Se volete utilizzare un tablet e uno smartphone per partecipare, valgono le stesse regole, ovviamente il dispositivo dovrà essere collocato in modo sicuro da qualche parte, su un ripiano o su una mensola, meglio ancora su un treppiede.
Ci sono anche soluzioni più complesse ma che possono dare ottimi risultati: ad esempio utilizzare la fotocamera del vostro smartphone (generalmente di ottima qualità) come webcam del PC o del Mac. Potete trovare una guida qui.

Un altro aspetto molto importante è la luce.
E’ importante che sia una luce diffusa proveniente frontalmente, quindi no alle finestre alle spalle; la finestra alle spalle è in generale una cattiva idea anche per una postazione lavorativa.
Una lampada da tavolo o da scrivania, opportunamente schermata con un materiale semitrasparente (tipo un tessuto), possono costituire un’adeguata sorgente luminosa.

Altro componente: lo sfondo.
Dovrà essere il più possibile neutro e non costituire fonte di distrazione per i vostri colleghi. Molte webcam e programmi di videoconferenza mettono a disposizione la possibilità di sfocare lo sfondo o sostituirlo con uno virtuale.
Collegatevi qualche minuto prima per fare delle prove e trovare la combinazione vincente.

Audio

Non trascurate l’audio ovviamente.
Potrebbe essere, in condizioni di emergenza, infatti l’unico “media” con cui parteciperete alla video conferenza.
Se avete una connessione poco veloce, infatti, disabilitare il vostro video (ogni programma di videoconferenza lo consente) vi permetterà di farvi almeno sentire in modo intellegibile dai vostri interlocutori.

Se utilizzate un portatile di solito esso ha microfono e altoparlanti integrati e ciò vi permette interagire in una videocomunicazione senza bisogno d’altro.
Ciò nonostante, l’utilizzo di un paio di semplici cuffiette auricolari (con microfono integrato, meglio, ma eventualmente anche senza) migliorerà di molto la percezione della vostra voce da parte degli altri partecipanti.
Mi raccomando, è sempre buona educazione, quando non si parla, disabilitare il vostro audio per minimizzare il rumore di fondo nella stanza virtuale.

PC e smartphone

Se la vostra azienda non ha una soluzione evoluta di comunicazione, probabilmente molti colleghi vi chiameranno sullo smartphone e allo stesso modo dovrete fare molte chiamate dal medesimo.

Se avete:

• un PC Windows 10 con connettività Bluetooth
• uno smartphone Android (almeno versione 7)

potrete gestire le vostre chiamate e messaggi dal pc e ascoltarle direttamente in cuffia.

Installate questa applicazione sul vostro computer e seguite le istruzioni.

Bene! Spero di esservi stato utile almeno per un’idea tra le tante che vi ho raccontato e… buon smartworking!